El mejor MÉTODO para gestionar tu tiempo. Parte 2
Y como lo prometido es deuda, vamos a seguir con la explicación del método GTD. Ya hablamos de las fases 1, 2 y 3 y seguimos con las dos últimas:
4º REVISAR:
Aquí hablamos de la periodicidad con la que hay que revisar cada carpeta. Si nos ponemos estrictos, se trataría de revisar todas las carpetas todos los días, pero sería suficiente con llevar a cabo la siguiente revisión:
- A diario: INBOX, PRÓXIMO y EN ESPERA (o DELEGADAS).
- Semanalmente: PROYECTOS, por si ya salió el deadline y tengo que empezar a desgranar el proyecto en tareas más pequeñas e incluirlo en la carpeta de PRÓXIMO.
- Mensualmente: ALGÚN DÍA., para ver si ya le puedo poner una fecha o avanzar con estos proyectos o tareas.
5ª HACER:
Pongámonos manos a la obra. ¡Es hora de comenzar a trabajar! Y para ello David Allen nos expone algunas claves antes de comenzar a elegir qué hacemos primero. Recuerda, comenzamos por la lista de PRÓXIMO. Y para seleccionar, lo haremos según los siguientes parámetros:
a) Contexto. David Allen sugiere agrupar las tareas por contexto. Ejemplo: si tengo que enviar varios mails, agruparlos y enviarlos todos juntos.
b) Tiempo disponible. Debemos seleccionar tareas que se puedan finalizar en el tiempo que tenemos para no dejarlas a medias. Si son tareas muy largas, podemos dividirlas por partes.
c) Energía. Esto es un tanto novedoso. Hasta la llegada de este método no se había contemplado explícitamente. A la hora de seleccionar una tarea, no es lo mismo que sea lunes o martes o que sea viernes por la tarde. Importante buscar acciones con las que nos sintamos cómodos según la energía que tengamos en ese momento.
d) Prioridad. Para priorizar se pueden emplear varias metodologías. David Allen sugiere apoyarnos en la matriz o método de Eisenhower, que nos habla de la importancia y la urgencia. A mí también me gusta mucho la matriz de prioridades Impacto vs esfuerzo o dificultad. Ésta última no es demasiado conocida pero una vez que la pones en práctica te encantará, pues te ayuda en los momentos en los que tienes todas las tareas en URGENTE (“son para ya”) e IMPORTANTE en la matriz de Eisenhower y te encuentras bloqueado. Entonces, coges esas tareas y las colocas en esta otra matriz, según el impacto de la tarea y el esfuerzo que te conlleve hacerla en función de su dificultad, es decir, hablamos de tardar más o menos tiempo en concluir dicha tarea. Por tanto, las tareas que coloques en el cuadrante de “baja dificultad”, pero “alto impacto” serán las que hagas primero. Y, en segundo lugar, las que coloques en el cuadrante de “alta dificultad” y “alto impacto”. Las demás tareas colocadas en los otros dos cuadrantes, las realizarás en 3º y 4º lugar en función de tu energía y tiempo disponible.
Aplicaciones gratuitas con las que implementar esta metodología
Hay multitud de ellas, solo que dependiendo de tu experiencia o no en programas de gestión de proyectos yo te recomendaría unas u otras. Si quieres empezar con una app muy sencillita te sugeriría Todoist o Nirvana. En cambio, si quieres una aplicación más versátil porque ya tengas experiencia en este tipo de herramientas, Trello sin duda es una de mis preferidas. Y ahora sí, ya tienes todos los pasos en tu poder. Solo queda ponerse las pilas y arrancar esta metodología por completo. Los resultados te fascinarán, ¡créeme! Este post lo finalizamos con una preciosa frase de Thomas A. Edison:
“El Tiempo es realmente el único Capital que tenemos los humanos, y lo único que no nos podemos permitir perder”
Cristina González Manzano
El mejor MÉTODO para gestionar tu tiempo. Parte 1
Sabes que, para adquirir un nuevo hábito es importante repetirlo, al menos, durante 21 días. Si superamos este tiempo, se considera que lo hemos interiorizado. Pues bien, ¡esto te propongo! Te voy a contar una metodología fantástica para que mejores en la gestión de tu tiempo y te propongo que lo lleves a la práctica durante al menos, 21 días. Una vez concluidos, valora si te convence o no. Yo te puedo asegurar que los resultados te encantarán. Como explicar toda la metodología en un solo post puede ser algo cansado, lo haremos en dos partes. Así podrás irlo asimilando poco a poco y te será aún más sencillo. En algún momento seguro que has pensado: “yo no puedo con todo esto, es demasiado, ¡no sé ni lo que me falta por hacer ni por dónde empezar!”. Pues bien, te voy a presentar una metodología que te ayudará a organizar tu día y, sobre todo, a no dejar nada el en el tintero. ¿Conoces el método GTD, acrónimo de Getting Things Done? Es una metodología creada por David Allen que nos ayuda a organizar todas las tareas que tenemos que hacer siguiendo 5 pasos. Te voy a tratar de resumir brevemente esta metodología, pero para cualquier duda, siempre puedes contactarme, comprarte el libro y/o consultar videos en Youtube, que hay múltiples y muy interesantes.
¿Cuáles son los 5 pasos o fases?
Veremos las 3 primeras en este post y las dos últimas en el de próximo mes.
1º RECOPILAR:
esta fase consiste en anotar en una lista que se llamará INBOX (o como queramos, así nos lo dice el método, pero el nombre de las listas no es determinante, lo importante es seguir los pasos) todas las tareas que tenemos pendientes. Absolutamente todas, debemos de dejar “la mente vacía”. Esta lista será vaciada todos los días como ahora veremos, pero siempre la usaremos, pues será donde anotemos cualquier cosa que nos vaya surgiendo para que tengamos siempre todo controlado.
2º CLASIFICAR:
esta fase tiene algo muy interesante y es “la regla de los dos minutos”. Si una tarea se hace en dos minutos o menos, la hacemos ya, no la dejamos para “luego”. Por ello, cualquier tarea que tenga una duración de dos minutos o menos, se hace inmediatamente y se elimina de la lista. Además, si tenemos tareas que hay que delegar, las delegamos y esas tareas ahora veremos dónde las anotamos para estar pendientes de ellas, porque recuerda, cuando delegamos, no se trata de olvidarnos del tema, hay que darle seguimiento siempre.
3º ORGANIZAR.
Aquí la metodología nos propone establecernos una serie de listas muy interesantes. Ya tenemos la lista de INBOX, la cual vamos a organizar en otras listas y, como hemos dicho, dejaremos vacía. Las listas nuevas que haremos serán:
- Lista de PRÓXIMO: de la lista de INBOX aquí anotaremos las tareas que debemos hacer cuanto antes. Es importante saber las que tienen “deadline”, es decir, una fecha límite de entrega y las que no la tienen.
- Lista DE ESPERA o DELEGADAS: aquí entran las tareas a las que tenemos que dar seguimiento, bien porque estamos esperando a que otra persona nos remita una información para poderla finalizar o porque tenemos que corroborar que aquella tarea que delegamos ha sido realizada y está todo correcto para darla por concluida y poder borrarla de nuestra lista.
- PROYECTOS: aquí anotaremos las tareas que conllevan realizar más de una acción y que posteriormente iremos desgranando en acciones más pequeñas para anotarlas en la lista de “próximo”. Si son “proyectos” que ya tienen fecha de entrega, desgrana ya mismo el proyecto en más acciones y mételo en “próximo”.
- Algún día/ sueños: Son tareas más a largo plazo pero que tampoco podemos olvidar, aunque no sean prioritarias.
Y hasta aquí el post de este mes y…
mientras llega el próximo, puedes comenzar con estas tres fases, así te será más fácil ponerlo todo en práctica. ¡A por ello!
Y hoy, para concluir, esta fantástica frase de John Randolph:
“Si tú no gestionas tú tiempo, alguien lo hará por ti”
Cristina González Manzano