Los RRHH a partir de ahora
Aquí tienes el post también contado en vídeo…¡disfrútalo!
Hay mucho por hacer, quizás por adaptarnos y cambiar…
Nos hemos puesto a pensar en cómo será esta nueva realidad que, además, viene para quedarse, aunque sea durante un tiempo. Dentro de los RRHH hay muchas cosas que se pueden hacer de forma virtual y aunque no estábamos demasiado acostumbrados y hablamos a nivel general, no nos queda otra que ponernos a trabajar bajo esta nueva condición. Ciertamente casi todas las empresas ya están en ello, pero nos gustaría dar un paso más, pensar en alguna de las tareas que RRHH lleva a cabo y ver cómo se pueden hacer, de forma diferente.
Leer másEl mejor MÉTODO para gestionar tu tiempo. Parte 2
Y como lo prometido es deuda, vamos a seguir con la explicación del método GTD. Ya hablamos de las fases 1, 2 y 3 y seguimos con las dos últimas:
4º REVISAR:
Aquí hablamos de la periodicidad con la que hay que revisar cada carpeta. Si nos ponemos estrictos, se trataría de revisar todas las carpetas todos los días, pero sería suficiente con llevar a cabo la siguiente revisión:
- A diario: INBOX, PRÓXIMO y EN ESPERA (o DELEGADAS).
- Semanalmente: PROYECTOS, por si ya salió el deadline y tengo que empezar a desgranar el proyecto en tareas más pequeñas e incluirlo en la carpeta de PRÓXIMO.
- Mensualmente: ALGÚN DÍA., para ver si ya le puedo poner una fecha o avanzar con estos proyectos o tareas.
5ª HACER:
Pongámonos manos a la obra. ¡Es hora de comenzar a trabajar! Y para ello David Allen nos expone algunas claves antes de comenzar a elegir qué hacemos primero. Recuerda, comenzamos por la lista de PRÓXIMO. Y para seleccionar, lo haremos según los siguientes parámetros:
a) Contexto. David Allen sugiere agrupar las tareas por contexto. Ejemplo: si tengo que enviar varios mails, agruparlos y enviarlos todos juntos.
b) Tiempo disponible. Debemos seleccionar tareas que se puedan finalizar en el tiempo que tenemos para no dejarlas a medias. Si son tareas muy largas, podemos dividirlas por partes.
c) Energía. Esto es un tanto novedoso. Hasta la llegada de este método no se había contemplado explícitamente. A la hora de seleccionar una tarea, no es lo mismo que sea lunes o martes o que sea viernes por la tarde. Importante buscar acciones con las que nos sintamos cómodos según la energía que tengamos en ese momento.
d) Prioridad. Para priorizar se pueden emplear varias metodologías. David Allen sugiere apoyarnos en la matriz o método de Eisenhower, que nos habla de la importancia y la urgencia. A mí también me gusta mucho la matriz de prioridades Impacto vs esfuerzo o dificultad. Ésta última no es demasiado conocida pero una vez que la pones en práctica te encantará, pues te ayuda en los momentos en los que tienes todas las tareas en URGENTE (“son para ya”) e IMPORTANTE en la matriz de Eisenhower y te encuentras bloqueado. Entonces, coges esas tareas y las colocas en esta otra matriz, según el impacto de la tarea y el esfuerzo que te conlleve hacerla en función de su dificultad, es decir, hablamos de tardar más o menos tiempo en concluir dicha tarea. Por tanto, las tareas que coloques en el cuadrante de “baja dificultad”, pero “alto impacto” serán las que hagas primero. Y, en segundo lugar, las que coloques en el cuadrante de “alta dificultad” y “alto impacto”. Las demás tareas colocadas en los otros dos cuadrantes, las realizarás en 3º y 4º lugar en función de tu energía y tiempo disponible.
Aplicaciones gratuitas con las que implementar esta metodología
Hay multitud de ellas, solo que dependiendo de tu experiencia o no en programas de gestión de proyectos yo te recomendaría unas u otras. Si quieres empezar con una app muy sencillita te sugeriría Todoist o Nirvana. En cambio, si quieres una aplicación más versátil porque ya tengas experiencia en este tipo de herramientas, Trello sin duda es una de mis preferidas. Y ahora sí, ya tienes todos los pasos en tu poder. Solo queda ponerse las pilas y arrancar esta metodología por completo. Los resultados te fascinarán, ¡créeme! Este post lo finalizamos con una preciosa frase de Thomas A. Edison:
“El Tiempo es realmente el único Capital que tenemos los humanos, y lo único que no nos podemos permitir perder”
Cristina González Manzano
El mejor MÉTODO para gestionar tu tiempo. Parte 1
Sabes que, para adquirir un nuevo hábito es importante repetirlo, al menos, durante 21 días. Si superamos este tiempo, se considera que lo hemos interiorizado. Pues bien, ¡esto te propongo! Te voy a contar una metodología fantástica para que mejores en la gestión de tu tiempo y te propongo que lo lleves a la práctica durante al menos, 21 días. Una vez concluidos, valora si te convence o no. Yo te puedo asegurar que los resultados te encantarán. Como explicar toda la metodología en un solo post puede ser algo cansado, lo haremos en dos partes. Así podrás irlo asimilando poco a poco y te será aún más sencillo. En algún momento seguro que has pensado: “yo no puedo con todo esto, es demasiado, ¡no sé ni lo que me falta por hacer ni por dónde empezar!”. Pues bien, te voy a presentar una metodología que te ayudará a organizar tu día y, sobre todo, a no dejar nada el en el tintero. ¿Conoces el método GTD, acrónimo de Getting Things Done? Es una metodología creada por David Allen que nos ayuda a organizar todas las tareas que tenemos que hacer siguiendo 5 pasos. Te voy a tratar de resumir brevemente esta metodología, pero para cualquier duda, siempre puedes contactarme, comprarte el libro y/o consultar videos en Youtube, que hay múltiples y muy interesantes.
¿Cuáles son los 5 pasos o fases?
Veremos las 3 primeras en este post y las dos últimas en el de próximo mes.
1º RECOPILAR:
esta fase consiste en anotar en una lista que se llamará INBOX (o como queramos, así nos lo dice el método, pero el nombre de las listas no es determinante, lo importante es seguir los pasos) todas las tareas que tenemos pendientes. Absolutamente todas, debemos de dejar “la mente vacía”. Esta lista será vaciada todos los días como ahora veremos, pero siempre la usaremos, pues será donde anotemos cualquier cosa que nos vaya surgiendo para que tengamos siempre todo controlado.
2º CLASIFICAR:
esta fase tiene algo muy interesante y es “la regla de los dos minutos”. Si una tarea se hace en dos minutos o menos, la hacemos ya, no la dejamos para “luego”. Por ello, cualquier tarea que tenga una duración de dos minutos o menos, se hace inmediatamente y se elimina de la lista. Además, si tenemos tareas que hay que delegar, las delegamos y esas tareas ahora veremos dónde las anotamos para estar pendientes de ellas, porque recuerda, cuando delegamos, no se trata de olvidarnos del tema, hay que darle seguimiento siempre.
3º ORGANIZAR.
Aquí la metodología nos propone establecernos una serie de listas muy interesantes. Ya tenemos la lista de INBOX, la cual vamos a organizar en otras listas y, como hemos dicho, dejaremos vacía. Las listas nuevas que haremos serán:
- Lista de PRÓXIMO: de la lista de INBOX aquí anotaremos las tareas que debemos hacer cuanto antes. Es importante saber las que tienen “deadline”, es decir, una fecha límite de entrega y las que no la tienen.
- Lista DE ESPERA o DELEGADAS: aquí entran las tareas a las que tenemos que dar seguimiento, bien porque estamos esperando a que otra persona nos remita una información para poderla finalizar o porque tenemos que corroborar que aquella tarea que delegamos ha sido realizada y está todo correcto para darla por concluida y poder borrarla de nuestra lista.
- PROYECTOS: aquí anotaremos las tareas que conllevan realizar más de una acción y que posteriormente iremos desgranando en acciones más pequeñas para anotarlas en la lista de “próximo”. Si son “proyectos” que ya tienen fecha de entrega, desgrana ya mismo el proyecto en más acciones y mételo en “próximo”.
- Algún día/ sueños: Son tareas más a largo plazo pero que tampoco podemos olvidar, aunque no sean prioritarias.
Y hasta aquí el post de este mes y…
mientras llega el próximo, puedes comenzar con estas tres fases, así te será más fácil ponerlo todo en práctica. ¡A por ello!
Y hoy, para concluir, esta fantástica frase de John Randolph:
“Si tú no gestionas tú tiempo, alguien lo hará por ti”
Cristina González Manzano
Técnicas de Design Thinking para sesiones y formaciones ¡Las emplearás!
Seguro que en numerosas ocasiones has empleado en tus formaciones o sesiones técnicas de Design Thinking sin darte cuenta. Por ejemplo, el “Brainstorming”, las “Actividades de reactivación” o la “Matriz de motivaciones”. Estas son algunas técnicas que se pueden emplear, pero permíteme que te muestre algunas otras, que bajo mi punto de vista son más divertidas y diferentes y por qué no, más novedosas.
Para comentar, comentar brevemente lo que es Design Thinking y en qué consiste.
Es una nueva metodología para el desarrollo del proceso creativo y la creación de nuevos productos y servicios. Es utilizado en gran medida por áreas de comunicación, de creatividad o de marketing. Sin embargo, contiene una cantidad de técnicas aplicables en múltiples ámbitos y además ofrecen resultados extraordinarios.
A través de una serie de pasos se completa la solución a un problema del usuario.
Los pasos son:
- Empatizar: en esta fase se trata de ponernos en los zapatos del usuario y determinar los problemas que éste puede encontrar. Posteriormente, se seleccionan 1 o 2 de los problemas con los trabajaremos en las siguientes fases.
- Definir: una vez tenemos el problema, definimos el objetivo que queremos lograr y el público objetivo, pues no es lo mismo desarrollar un servicio o producto para jóvenes, adultos o niños, por ejemplo.
- Idear: en esta fase se trata de pensar en ideas para lograr el objetivo que nos hemos marcado.
- Prototipar: una vez que tenemos la idea definida, tenemos que hacer un “prototipo”, una especie de maqueta, de lo que va a ser la solución que hemos desarrollado al problema o problemas principales que queríamos atajar.
- Evaluar/testear: esta fase consiste en entregar, mostrar el prototipo al usuario para que nos de feedback y podamos desarrollar la versión final de nuestro producto o servicio.
Como puedes imaginar, estas fases son largas y llevan bastante tiempo, pero si se realizan todos los pasos aplicando algunas de las numerosas técnicas existentes, el éxito está asegurado.
Y hablando de esas técnicas, voy a comentar algunas de ellas que puedes emplear en formaciones y sesiones. Ponle imaginación y prueba a utilizarlas, comprobarás su gran versatilidad.
Técnica de Walt Disney
Podemos hacerlo con todo el grupo si no es demasiado grande o hacer grupos entre 4 y 8 personas.
Hay 3 personajes: El Soñador, el Realista y el Crítico.
Si hay 4 o 5 personas, que 2 o 3 sean Soñadores, una el Realista y otra el Crítico. Si ya hay más de 5, que se equilibren un poco los personajes, pero los que “sobren” por impares, a Soñadores.
Es importante no juzgar ninguna idea en un primer momento, ni Soñadores, ni Realistas, luego serán los Críticos los que analicen si es o no posible aportando sus motivos.
Todo comienza con un Brainstorming por parte de los Soñadores. Posteriormente, el/los Realistas, pasan a valorar cada idea pensando en el “Cómo se llevaría a cabo” y finalmente, el/los Críticos analizan cada idea que el Realista ha filtrado (de los Soñadores) viendo “qué puede fallar”.
Es posible que haya que repetir el ejercicio varias veces hasta que salgan ideas realmente buenas y que puedan ser de utilidad en el proceso. No obstante, es un ejercicio muy potente. ¡Compruébalo!
Consejo de Sabios
Esta técnica es muy divertida también, tiene un gran efecto y además, es muy fácil de utilizar. Se trata de conseguir fotos de personajes influyentes para los participantes para mostrárselas a la vez que les preguntamos, “si XXXX (Bruce Springsteen, Marge Simpson, Jordi Évole, etc) tuviera que dar una respuesta anteesto, ¿qué podría decir?”.
Con esto hacemos que la persona tome distancia del problema, piense en el personaje, que conoce muy bien, y cree nuevas alternativas.
Técnica de los 6 sombreros para pensar
Se trata de trabajar para generar ideas para la solución de un problema ya detectado.
Es una dinámica que se suele hacer en grupo, pero si estamos trabajando con una persona de forma individual, también la podemos emplear haciendo que pase por los diferentes sombreros, siendo nosotros el Azul, ahora comprenderás.
En grupos de 6 se puede hacer ejercicio de 2 formas (si el grupo es de 7, 8 o 9, que no supere los 10, es interesante equilibrarlo con los sombreros Verde, Amarillo y Negro):
De forma individual: se asigna un color de sombrero a cada persona.
De forma secuencial: todos se ponen todos los sombreros, se deja pensar unos momentos y se pone en común, y así hasta pasar por todos ellos
Una vez determinemos la forma en la que se va a jugar (aunque esto lo puede determinar el que tenga el sombrero azul también), comenzamos. Será siempre el que posea el Sombrero Azul el que comience. Una vez hable el Azul, intervendrá el Sombrero Blanco, con cual dará una visión objetiva de la situación y posteriormente irán hablando el resto de sombreros aleatoriamente.
Sombrero Azul: se comienza y termina por él. Es el facilitar y único autorizado para el cambio de sombrero. Explica qué se va a tratar (el problema ya detectado), controla los tiempos y el orden en la que intervienen las personas con el resto de sombreros.
Sombrero Blanco: la persona que lo lleve puesto tendrá que recopilar lo que las otras personas dicen y contarlo sin aportar nada personal. Exponiendo lo dicho de forma totalmente objetiva.
Sombrero Rojo: es el más irracional. Hablamos de corazonadas, intuición, etc. La duración de este sombrero será breve, pues no hay que dar explicaciones de por qué se siente “X” sino tan solo decirlo.
Sombrero Verde: el creativo. Hay que dejar que fluyan ideas y se creen posibilidades y nuevas propuestas. Se puede volver a este sombrero siempre que se quiera y se necesite.
Sombrero Negro: es el que hablará sobre lo que puede fallar de la idea propuesta. Los motivos por los que puede salir mal.
Sombrero Amarillo: es el opuesto al negro. Mira desde el optimismo y de forma constructiva.
Espero que este post te haya resultado interesante y ¡no dudes en escribirme para contarme qué resultados obtuviste!
Para terminar, dejo una frase de Picasso que me encanta: