El mejor MÉTODO para gestionar tu tiempo. Parte 1

Sabes que, para adquirir un nuevo hábito es importante repetirlo, al menos, durante 21 días. Si superamos este tiempo, se considera que lo hemos interiorizado. Pues bien, ¡esto te propongo! Te voy a contar una metodología fantástica para que mejores en la gestión de tu tiempo y te propongo que lo lleves a la práctica durante al menos, 21 días. Una vez concluidos, valora si te convence o no. Yo te puedo asegurar que los resultados te encantarán. Como explicar toda la metodología en un solo post puede ser algo cansado, lo haremos en dos partes. Así podrás irlo asimilando poco a poco y te será aún más sencillo. En algún momento seguro que has pensado: “yo no puedo con todo esto, es demasiado, ¡no sé ni lo que me falta por hacer ni por dónde empezar!”. Pues bien, te voy a presentar una metodología que te ayudará a organizar tu día y, sobre todo, a no dejar nada el en el tintero. ¿Conoces el método GTD, acrónimo de Getting Things Done? Es una metodología creada por David Allen que nos ayuda a organizar todas las tareas que tenemos que hacer siguiendo 5 pasos. Te voy a tratar de resumir brevemente esta metodología, pero para cualquier duda, siempre puedes contactarme, comprarte el libro y/o consultar videos en Youtube, que hay múltiples y muy interesantes.

¿Cuáles son los 5 pasos o fases?

Veremos las 3 primeras en este post y las dos últimas en el de próximo mes.

1º RECOPILAR:

esta fase consiste en anotar en una lista que se llamará INBOX (o como queramos, así nos lo dice el método, pero el nombre de las listas no es determinante, lo importante es seguir los pasos) todas las tareas que tenemos pendientes. Absolutamente todas, debemos de dejar “la mente vacía”. Esta lista será vaciada todos los días como ahora veremos, pero siempre la usaremos, pues será donde anotemos cualquier cosa que nos vaya surgiendo para que tengamos siempre todo controlado.

2º CLASIFICAR:

esta fase tiene algo muy interesante y es “la regla de los dos minutos”. Si una tarea se hace en dos minutos o menos, la hacemos ya, no la dejamos para “luego”. Por ello, cualquier tarea que tenga una duración de dos minutos o menos, se hace inmediatamente y se elimina de la lista. Además, si tenemos tareas que hay que delegar, las delegamos y esas tareas ahora veremos dónde las anotamos para estar pendientes de ellas, porque recuerda, cuando delegamos, no se trata de olvidarnos del tema, hay que darle seguimiento siempre.

3º ORGANIZAR.

Aquí la metodología nos propone establecernos una serie de listas muy interesantes. Ya tenemos la lista de INBOX, la cual vamos a organizar en otras listas y, como hemos dicho, dejaremos vacía. Las listas nuevas que haremos serán:

• Lista de PRÓXIMO: de la lista de INBOX aquí anotaremos las tareas que debemos hacer cuanto antes. Es importante saber las que tienen “deadline”, es decir, una fecha límite de entrega y las que no la tienen.
• Lista DE ESPERA o DELEGADAS: aquí entran las tareas a las que tenemos que dar seguimiento, bien porque estamos esperando a que otra persona nos remita una información para poderla finalizar o porque tenemos que corroborar que aquella tarea que delegamos ha sido realizada y está todo correcto para darla por concluida y poder borrarla de nuestra lista.
• PROYECTOS: aquí anotaremos las tareas que conllevan realizar más de una acción y que posteriormente iremos desgranando en acciones más pequeñas para anotarlas en la lista de “próximo”. Si son “proyectos” que ya tienen fecha de entrega, desgrana ya mismo el proyecto en más acciones y mételo en “próximo”.
• Algún día/ sueños: Son tareas más a largo plazo pero que tampoco podemos olvidar, aunque no sean prioritarias.

Y hasta aquí el post de este mes y…

mientras llega el próximo, puedes comenzar con estas tres fases, así te será más fácil ponerlo todo en práctica. ¡A por ello!

    Y hoy, para concluir, esta fantástica frase de John Randolph:

“Si tú no gestionas tú tiempo, alguien lo hará por ti”

Cristina González Manzano

www.linkedin.com/in/cristinagonzalezmanzano